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[DE] Erläuterung zu einzelnen Spalten

Spalte “Teamadmin”: Sehe, wer Teamadmin-Rechte hat

Persönliche Konten, die Teamadmin-Rechte haben, sind mit dem blauen Label “Teamadmin” markiert.

Spalte “Activity”: Nutzung anhand farblicher Markierungen erkennen

Abbildung 1

Diese Markierungen helfen, die Datenbank aktuell zu halten (Abbildung 1).

• 🟢 “active” → Letzter Login <90 Tage
• 🟡 “inactive” → 90–180 Tage ohne Login
• 🔴 “Marked for Deletion” → 180+ Tage ohne Login; zur Löschung markiert
• ⚪ “Blocked” → Konto ist vom Google Workspace Administrator gesperrt

Warum und wann werden Accounts gesperrt?

Vor allem wenn ihr grün markierte Accounts zur Löschung freigebt ist die Chance hoch, dass sich eine Person vielleicht doch nochmal einloggen möchte. In diesem Falle ist der Account noch vorhanden und muss nicht wiederhergestellt werden. Sollte nach ein paar Tagen keine Rückmeldung eingegangen sein, wird der Account wie gewünscht gelöscht. Bitte beachtet, dass wenn ihr mit euren Teamadmin-Rechten selbst Accounts sperrt, diese Änderung nicht in der Teamverwaltung übernommen wird.

Spalte “2sv Enrolled [Required]”: 2-Faktor-Authentifizierung aktiviert?

• Die Checkbox in Spalte “2sv Enrolled [Required]” zeigt den Status der Einrichtung der 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) an:
  • ✅ Haken gesetzt: 2FA ist aktiv
  • ⏹️ Haken fehlt: 2FA nicht aktiv
• Accounts, bei denen nicht innerhalb von sechs Monaten die 2FA eingerichtet wurde, werden von Google automatisch gesperrt. Einen Backup-Code zum Umgehen der Sperrung erhaltet ihr beim Administrator von Enactus Germany ([email protected]).

Spalte “Team: Authorization”

Abbildung 2

Verfügbare Optionen sind (Abbildung 2):

• “User: Assign Teamadmin” → Antrag, Nutzer:in persönliche Teamadmin-Rechte zuzuweisen
• “User: Unassign Teamadmin” → Antrag, Nutzer:in persönliche Teamadmin-Rechte zu entziehen
• “User: Do Not Delete - Temporarily Inactive” → Team teilt mit, dass Account vorübergehend inaktiv ist
• “User: Request Deletion - Without Data Transfer” → Freigabe zur Löschung ohne Datenübertrag
• “User: Request Deletion - With Data Transfer” → Freigabe zur Löschung mit Datenübertrag durch den Administrator von Enactus Germany
• “Shared Contact: Request Deletion” → Betrifft ausschließlich Kontakte im Tab “Shared Contacts”

Accounts zur Löschung markieren & freigeben

Die Löschung eines Accounts kann in der Teamverwaltung im Tab “User Administration” angefragt werden. Wählt in der Spalte “Team: Comment Section” die hellrote Option “Request Deletion - With Data Transfer”. Falls Euer Team einen Teamadmin-Account hat, werden die Daten standardmäßig dorthin übertragen. Falls nicht, könnt Ihr in der Spalte “Team: File Transfer to” eine E-Mailadresse eingeben, an deren Konto der Transfer erfolgen soll. Der Administrator prüft die Anfrage zunächst und wird schließlich den Account löschen.

Gelöschte Accounts können bis zu 20 Tage lang wiederhergestellt werden.

Spalten “Semester of Entry”, “Assigned Project/Resort” & Membership Status

Diese Spalten wurden auf Team-Wunsch eingerichtet und können von euch nach Belieben genutzt, falls es eure Mitgliederverwaltung vereinfacht. Die Spalte “Membership Status” hat drei Auswahlmöglichkeiten: “Active Member”, “Passive Member” & “Ex-Member”.

Datenexport als Excel-Datei

Es ist möglich, mit Klick auf die drei Punkte … im Zwischenmenü Daten im XLSX-Formt (kompatibel mit Excel/Google Sheets) zu exportieren.

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[EN] Explanation of Individual Columns

Column “Teamadmin”: See who has Teamadmin rights

Personal accounts that have Teamadmin-rights are marked with the blue “Teamadmin” label.

Column “Activity”: Recognize usage based on color indicators

Abbildung 1

These indicators help keep the database up to date (Figure 1).

• 🟢 “active” → Last login < 90 days
• 🟡 “inactive” → 90–180 days without login
• 🔴 “Marked for Deletion” → 180+ days without login; marked for deletion
• ⚪ “Blocked” → Account is blocked by the Google Workspace administrator

Why and when are accounts blocked?

Especially if you approve accounts marked green for deletion, there is a high chance that the person might still want to log in again. In that case, the account still exists and does not need to be restored. If no response is received after a few days, the account will be deleted as requested.

Please note that if you block accounts yourself using your Teamadmin rights, this change is not reflected in the Team Management system.

Column “2sv Enrolled [Required]”: Is two‑factor authentication enabled?

• The checkbox in the “2sv Enrolled [Required]” column shows the status of two‑factor authentication (2FA):
  • ✅ Checked: 2FA is active
  • ⏹️ Unchecked: 2FA is not active
• Accounts that do not activate 2FA within six months are automatically blocked by Google. You can obtain a backup code to bypass the lock from the Enactus Germany administrator ([email protected]).

Column “Team: Authorization”

Abbildung 2

Available options are (Figure 2):

• “User: Assign Teamadmin” → Request to assign personal Teamadmin rights
• “User: Unassign Teamadmin” → Request to remove personal Teamadmin rights
• “User: Do Not Delete – Temporarily Inactive” → Team indicates that the account is temporarily inactive
• “User: Request Deletion – Without Data Transfer” → Request deletion without data transfer
• “User: Request Deletion – With Data Transfer” → Request deletion with data transfer by the Enactus Germany administrator
• “Shared Contact: Request Deletion” → Applies exclusively to contacts in the “Shared Contacts” tab

Marking & approving accounts for deletion

Account deletion can be requested in the https://www.notion.so/Teamverwaltung-2ef83dfea61680b9bea3dc3fe05f3e46?pvs=21 under the “User Administration” tab.

Select the light red option “Request Deletion – With Data Transfer” in the column “Team: Comment Section.”

• If your team has a Teamadmin account, the data will be transferred there by default.
• If not, you can enter an email address in the “Team: File Transfer to” column to specify where the data should be transferred.

The administrator will first review the request and then proceed to delete the account.

Deleted accounts can be restored for up to 20 days.

Columns “Semester of Entry”, “Assigned Project/Resort” & Membership Status

These columns were added upon team request and can be used freely if they simplify your membership management.

The column “Membership Status” has three options:

“Active Member”, “Passive Member”, “Ex‑Member.”

Exporting data as an Excel file

It is possible to export data in XLSX format (compatible with Excel/Google Sheets) by clicking on the three dots … in the intermediate menu.

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